Pourquoi l'archivage et la sauvegarde des données Salesforce sont essentiels

Les entreprises génèrent des centaines de millions d'entrées chaque jour dans Sales Cloud, Service Cloud, Health Cloud, Financial Services Cloud et les autres solutions CRM de Salesforce. De telles quantités d'informations rendent impératif de disposer de processus pour gérer les données tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création et leur stockage jusqu'au moment où elles deviennent obsolètes et sont supprimées.

En tant qu'administrateur Salesforce, vous mettez probablement en œuvre un grand nombre de ces procédures. Ainsi, à l'étude de vos options d'archivage et de sauvegarde, vous allez devoir envisager les meilleures technologies disponibles pour gagner du temps, vous épargner les opérations manuelles et garantir que votre entreprise maintienne un archivage et une protection des données cohérents.

Nous allons détailler dans cet article les différences entre l'archivage et la sauvegarde des données, la façon dont ils se complètent, puis nous présenterons les meilleures pratiques en termes d'archivage.

Salesforce : quelle est la différence entre archivage et sauvegarde ?

Une archive encapsule un historique de données Salesforce, rarement utilisé et passé hors production. Lors de l'archivage, les informations sont conservées à long terme pour une utilisation ultérieure. L'archivage consiste à sélectionner des sous-ensembles de données dans des environnements de production pour les transférer vers un stockage externe à long terme. Lors de l'archivage, vous devez conserver les informations dans un "warm storage", c'est à dire peu coûteux mais disponible rapidement (les "hot data" sont les données de votre environnement de production, les "warm data" sont consultées moins fréquemment et basculées sur un stockage légèrement plus lent hors de la production, et les "cold data" sont rarement consultées et envoyées vers un stockage encore plus lent et toujours hors de la production). Bien qu'il ne soit pas nécessaire d'inclure les métadonnées dans vos archives, la protection de vos métadonnées est fortement recommandée dans le cadre de votre stratégie de sauvegarde.

Vos options d'archivage sont les suivantes :

• Solution internalisée
• Partenaire AppExchange (recommandé)

Vous pouvez utiliser vos sauvegardes de données comme une copie de l'ensemble de votre environnement Salesforce de production ou de votre sandbox (environnement de test), destinée à une restauration rapide en cas de perte de données accidentelle ou causée par une erreur humaine, d'intégration malicieuse, d'erreurs de code ou d'intrusion malveillante. Une stratégie efficace nécessite une sauvegarde exhaustive de vos données, métadonnées, schémas et pièces jointes. Il est préférable de stocker les sauvegardes dans un espace de "cold storage", semi-disponible et peu coûteux.

Vos options de sauvegarde sont les suivantes :

• Exports et rapports hebdomadaires
• En interne via l'API Salesforce
• Refresh complet de la sandbox
• Partenaire AppExchange (recommandé)

Remarque : l'archivage ne dispense pas de la nécessité d'une politique de sauvegarde, et inversement.

Pourquoi archiver ET sauvegarder ses données Salesforce ?

L'archivage, dernière étape du cycle de vie des données, a pour but d'aider votre entreprise à résoudre les problèmes liés à l'excès de données dans Salesforce. Et notamment :

• Le dépassement de votre limite de stockage de données et de fichiers, entraînant une augmentation des coûts de stockage. L'archivage vous aidera à purger le système des données qui ont une valeur limitée au quotidien.
• Le ralentissement des performances du système en raison d'une surabondance de données inutiles. L'archivage vous aidera à éliminer les données obsolètes.
• La complexité de se conformer aux politiques internes et aux réglementations sectorielles en raison de la mauvaise qualité des données. L'archivage aidera à mieux gérer les données réglementées, notamment pour les clients de Veeva dans le secteur pharmaceutique.

Ces défis impactent non seulement les administrateurs Salesforce, mais également l’ensemble des utilisateurs à travers l'entreprise, notamment le service client, les commerciaux et la conformité. Pour en savoir plus découvrez notre article à propos des cas d'usage spécifiques d'archivage Salesforce, et visionnez la vidéo ci-dessous.

L'objectif principal de la sauvegarde et de la récupération est la protection des données. Vous devez pouvoir restaurer les données perdues ou corrompues dès que possible afin de maintenir la continuité de l'activité. Par exemple, en cas d'erreur dans l'implémentation de votre politique d'archivage, vous devez être en mesure de restaurer toute donnée supprimée par erreur à partir de vos sauvegardes.

Sauvegarder quelques champs ou enregistrements obligatoires ne suffit pas. Salesforce est une base de données relationnelle qui ne permet pas aux administrateurs de manipuler ou de remplir les ID des enregistrements. Les environnements Salesforce basent toutes les relations sur ces ID d'enregistrement. Dans le cas de la perte d'un objet Salesforce, un effet de suppression en cascade supprimera tous les enregistrements enfants associés à ce compte.

C'est l'une des principales raisons pour lesquelles un Audit Trail ne constitue pas une solution de sauvegarde et de récupération. Vous ne pouvez pas anticiper l'ampleur d'une éventuelle perte de données. S'appuyer sur des modifications au niveau du champ sur un sous-ensemble d'objets comme solution de sauvegarde fiable est une stratégie vouée à l'échec.

Maintenant que vous comprenez les différences entre l'archivage et la sauvegarde, ainsi que leur complémentarité, examinons ce qui caractérise une excellente solution d'archivage. Pour en savoir plus sur les meilleures pratiques, découvrez notre guide dédié à la sauvegarde et la récupération pour Salesforce.

Quelles sont les bonnes pratiques d'archivage de Salesforce ?

Comprenez la politique de conservation des données de votre entreprise. Cette politique se concentre généralement sur les exigences réglementaires et de conformité interne. Tandis que certaines réglementations sectorielles exigent la conservation et l'accessibilité des données pendant des périodes prolongées, d'autres exigent que les entreprises fassent exactement le contraire. Il peut être particulièrement difficile de se repérer à travers les différentes politiques globales dans une organisation Salesforce sans une solution automatisée.

Mettez en place des équivalences de sécurité pour vos organisations Salesforce. Vous devriez chiffrer les données d'archive en transit ainsi que celles stockées. En outre, un contrôle des accès par rôles doit être mis en place pour assurer une gestion précise des autorisations d'archivage et de désarchivage des données.

Déterminez la bonne fréquence d'archivage. Pour la majorité des entreprises, la fréquence est mensuelle, trimestrielle ou semestrielle. Vous devriez mettre en place des stratégies qui archivent automatiquement un objet.

Mettez en œuvre ou planifiez chaque politique d'archivage. Une fois la politique de conservation des données de votre entreprise définie, vous devrez la mettre en œuvre dans votre outil d'archivage pour chaque enregistrement et/ou objet Salesforce concerné. Supposons que vous souhaitiez mettre en œuvre une politique d'archivage manuel. Dans ce cas, vous devrez envoyer des invitations de calendrier aux personnes concernées pour leur rappeler de se connecter périodiquement à Salesforce afin d'exécuter ces requêtes et de s'assurer que les données soient totalement supprimées, ou supprimées de la production et déplacées vers un niveau de stockage inférieur.

Assurez-vous que les enregistrements archivés soient accessibles aux utilisateurs. Contrairement aux sauvegardes, les archives doivent être accessibles à des utilisateurs spécifiques, de préférence directement dans les enregistrements associés de Salesforce. L'emplacement de stockage des archives de données dépend entièrement des utilisateurs et des cas d'utilisation de votre entreprise. Dans la plupart des cas, les utilisateurs doivent être autorisés à désarchiver facilement les enregistrements au sein de la plateforme.

Maintenez les relations parent-enfant. Lors de l'archivage d'un objet, veillez à maintenir les relations parent/enfant des enregistrements et des pièces jointes si les informations doivent un jour revenir en production. Par exemple, vous ne voudriez pas désarchiver un compte qui vient de se réactiver sans ses contacts associés.

Monitorez l'activité d'archivage. Dernière bonne pratique : il est utile de veiller sur l’évolution de vos tâches d'archivage, l'utilisation des données et du stockage chez l'archiveur. Cela permettra à votre responsable de comprendre le retour sur investissement de votre solution d'archivage.

Rationalisez la gouvernance et la conformité des données

L'archivage manuel ou interne des données Salesforce peut être très compliqué. C'est pourquoi nous recommandons notre solution automatisée disponible sur l'AppExchange. Grâce à Own Archive, vous pouvez préserver les données au sein d'archives selon des politiques de conservation personnalisables avec un contrôle de la conformité et un reporting simplifié.